Tyypillinen tuotantolinjan ongelma on työn tehokkuutta haittaava epäjärjestys. Tämä voi johtua tilojen ahtaudesta, huonosta tilojen suunnittelusta, tavaroiden tai työkalujen epäjärjestyksestä tai yhdessä sovittujen järjestyssääntöjen puuttumisesta. Säännölliset suursiivoukset tuovat vain hetkellisen helpotuksen tilanteeseen. Pysyvämpi parannus on mahdollista saavuttaa Lean-filosofiaan kuuluvan 5S-menetelmän käyttöönotolla.
Miten tuotantotilat sitten saataisiin pysymään siistinä, tehokkaana ja turvallisena? Ongelman ratkaisuna voi olla Lean-filosofiaan kuuluvan 5S-menetelmän käyttöönotto. 5S-menetelmä sopii käytettäväksi tuotantoympäristöissä, joissa on Lean-ajattelun mukaisesti tarve tehostaa toimintaa poistamalla hukkaa. 5S onkin usein ensimmäinen askel kohti parempaa tuottavuutta, työturvallisuutta ja laatua.
5S-menetelmä
5S-menetelmä on japanilainen viisivaiheinen työtapojen ja työympäristön parannusmenetelmä, jonka tavoitteena on lisätä tehokkuutta, laatua ja turvallisuutta poistamalla hukkaa ja parantamalla järjestystä. Vaiheet ovat Lajittele (Seiri), Järjestä (Seiton), Siivoa (Seiso), Vakioi (Seiketsu) ja Ylläpidä (Shitsuke). Menetelmä on keskeinen osa Lean-ajattelua ja sitä sovelletaan yritysmaailmassa niin tuotannossa kuin toimistoissakin.
5S on yksi Lean-johtamisfilosofian työkalu, jonka tarkoitus on arvoa lisäämättömien toimintojen eli hukkien parempi tunnistaminen ja poistaminen prosesseista. Näillä muutoksilla on mahdollista parantaa laatua ja turvallisuutta sekä luoda visuaalisesti miellyttävä ja tehokas työympäristö. Tyypillisesti Lean-ajattelun soveltaminen yrityksissä ja tuotantolaitoksissa aloitetaankin juuri 5S-työkalulla, koska se on konkreettinen ja sillä saadaan nopeasti näkyviä tuloksia. 5S:n avulla tuotantotiloihin saadaan myös järjestystä ja toimintatapoja yhtenäisyyttä. Se ei kuitenkaan ole siivousohjelma tai yksittäinen parannuskampanja, vaan jokapäiväinen toimintamalli. Keskeistä 5S-menetelmässä on, että tuotantolinjalta poistetaan ylimääräiset koneet, materiaalit työkalut, toiminnot ja muut asiat, jotka estävät tai hidastavat työn virtaamista. Kun tuotantolinja on järjestetty ja järkeistetty 5S:n mukaisesti, on tällä vaikutusta tuotannon läpimenoajan lyhentymiseen sekä työvirtauksen paranemiseen. Kun 5S on jatkuva toimintamalli, helpottaa se jatkossakin pitämään tarpeelliset tavarat sekä koko työympäristön järjestyksessä, siistinä ja kunnossa.
Sorteeraus (sort – seiri)
Lajittele tarpeelliset tavarat ja luovu tarpeettomista. Sorteerauksella tai lajittelulla tarkoitetaan yksinkertaisesti oman työnteon kannalta tarpeettomista tavaroista luopumista. Poistamalla esimerkiksi rikkoontuneet tai kaiken varalta säilytettävät tavarat on mahdollista vapauttaa tilaa työskentelylle.
Systematisointi (set in order – seiton)
Kaikille tavaroille määritellään oma paikkansa. Systematisoinnilla tarkoitetaan työpaikan järjestyksen sekä esimerkiksi tuotannon toimintamallien selkeyttämistä. Tämä voi edellyttää esimerkiksi työpisteiden ja muiden alueiden rajausta kalusteilla, selkeitä ja tavaroista tyhjiä käytäviä, helposti saatavilla olevia ja ergonomisia säilytysjärjestelmiä, ilmoitustauluja ja kierrätyskalusteita. Tärkeää tuotannon systematisoinnissa on se, että työntekijät huomaavat heti, jos jokin esine ei ole paikallaan ja osaavat korjata asian helposti ja välittömästi. Tätä voivat helpottaa värikoodaukset ja nimikoinnit, joilla pystytään merkitsemään esimerkiksi tavaroiden varastointi- ja lajittelupaikat selkeästi.
Siivous (shine – seiso)
Siivouksella viitataan oman työpisteen ja työalueen päivittäiseen siivoukseen. Tämä edellyttää paitsi tuotantotilojen sekä työvaatteiden siivousta ja puhdistusta, myös tuotannon koneiden ja laitteiden huolto-ohjelmien suunnittelua sekä huoltotoimenpiteiden tekoa. Jotta puhtaus sekä järjestys pysyy yllä, tulee työympäristön, koneiden, laitteiden sekä työkalujen siisteydelle ja puhtaudelle asettaa selkeät tavoitteet sekä sopia aluejaot ja näiden vastuuhenkilöt. Siivous edellyttää myös asianmukaisia välineitä sekä selkeitä ohjeita.
Standardisointi (Standardize – Seiketsu)
Standardisoinnilla tarkoitetaan yhteisistä toimintatavoista ja pelisäännöistä sopimista yhdessä työntekijöiden kanssa. Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi lista työpisteeseen kuuluvista työkaluista, siivousaikataulu tai vaikkapa karttakuva tavaroiden säilytyspaikoista. Standardisointi edellyttää selkeiden visuaalisten ohjeiden luomista. Tällaiset ohjeet helpottavat työntekijöitä pitämään tavarat siellä missä pitääkin. Ohjeiden lisäksi voidaan hyödyntää värikoodeja, kylttejä sekä infotauluja. Standardisointiin kuuluu oleellisena osana myös 5S-ohjelman johtamisesta, seurannasta ja arvioinnista sopiminen.
Seuranta (sustain – shitsuke)
Seurannalla ja sitoutumisella tarkoitetaan sitä, että sovittuja uusia menetelmiä ja käytäntöjä noudatetaan ja seurataan jatkuvasti. Tällä tavoin varmistetaan 5S-menetelmän muodostuminen rutiiniksi. Käytännössä seuranta on kaikista haastavin ja arvokkain osa viidestä ässästä, sillä mikäli tämä ei toteudu, niin se vie tehon myös kaikilta muilta 5S-menetelmän osioilta. Tehokas seuranta edellyttää esimiehen ja henkilöstön kommunikointia sekä yhteistä vastuunottoa työpaikan toimivuudesta ja kehittämisestä.
Oleellinen osa seurantaa ovat säännölliset 5S-auditoinnit, joissa menetelmän tilannetta ja toteutumista arvioidaan. 5S-auditoinnilla varmistetaan menetelmän jatkuva käyttö sekä tuodaan näkyväksi poikkeamat, joita tarkastuskierroksella huomataan. Yksinkertaisimmillaan 5S-auditoinnissa voidaan hyödyntää kyselylomaketta, jossa selkeisiin kysymyksiin vastataan “kyllä” tai “ei”. Ei-vastauksiin annetaan lisäksi kommentti poikkeamasta. Kyllä-vastauksesta annetaan yksi piste, kun taas ei-vastaukset vastaavat 0 pistemäärää. Kyllä-vastauksia verrataan kysymysten kokonaismäärään, jolloin saadaan indeksiluku kyseiselle auditoinnille. Näistä voidaan edelleen piirtää trendiä, joka osoittaa kunkin osa-alueen 5S-kehityksen.
5S-menetelmän hyödyt:
- Tuotannon systemaattisuus, tuottavuus sekä laatu kehittyvät
- Työturvallisuus paranee kun osataan ottaa huomioon riskit sekä ergonomiaan liittyvät asiat
- Erilaisten hukkien vähentyminen
- Työpisteet ja tuotantolinjat pysyvät järjestyksessä
- Tuotantovälineiden seuranta ja valvonta tehostuu
- Työnteko helpottuu ja muuttuu mielekkäämmäksi
- Työn tuottavuus kasvaa
- Rahallinen säästö, kun tiedetään mitä omistetaan. Ei osteta turhan päiten uutta ja tarvikkeet eivät mene huonoksi varastoinnissa.
Yrityksen nykytilan arviointi
Yrityksen nykytilannetta voi arvioida kysymyksillä, jotka on tehty kolmen ensimmäisen 5S-kohdan pohjalta.
Sorteeraus
- Onko tilassa työkaluja, välineitä tai materiaaleja, joita käytetään erittäin harvoin?
- Onko kulkuväylillä liikkumista haittaavia tavaroita?
- Onko tilaan varastoitu säilytettäviä tavaroita?
- Esiintyykö tilassa turvallisuutta vaarantavia irtojohtoja, roskia tms?
Systematisointi
- Onko laitteille, työkaluille sekä materiaaleille määritelty selvät sijoituspaikat käyttötarpeen mukaan (eniten käytettävät lähellä, harvoin käytettävät kauempana)?
- Ovatko kaikki laitteet, työkalut sekä materiaalit suunnitelluilla paikoillaan?
- Ovatko kulkuväylät, laitteiden ja koneiden paikat sekä varastointipaikat merkitty selvästi?
- Laitetaanko työn aikana tarvitut työkalut, välineet ja materiaalit käytön jälkeen merkityille paikoilleen?
Siivous
- Ovatko pinnat, koneet ja pöydät siistejä sekä vapaita pölystä, liasta ja rasvasta?
- Ovatko siivousvälineet helposti saatavilla?
- Ovatko varoitusmerkinnät sekä ohjeet siistejä ja helposti luettavissa?
- Tapahtuuko siivous säännöllisesti ja/tai aina tarpeen vaatiessa?
Ammattijärjestäjä avuksi 5S-menetelmän hyödyntämiseen
5S-menetelmän käyttöönotto yrityksessä ei vaadi raskasta ja teoreettista konsultointiprosessia, vaan ennen kaikkea konkreettista tarttumista toimeen. Ammattijärjestäjä Huushollaaja toimii tässä korvaamattomana apukätenä ja objektiivisena ulkopuolisena silmäparina. Huushollaaja auttaa yritystäsi alkuun käärimällä hihat kanssanne – perkaamaan tilat turhasta tavarasta, luomaan loogiset ja ergonomiset paikat työkaluille ja toimistotarvikkeille sekä rakentamaan selkeät, ylläpidettävät järjestelmät, jotka tukevat työn sujuvaa virtausta. Kun jokaisella tavaralla on oma merkitty paikkansa ja turha sälä on karsittu pois, etsimiseen käytetty hukka-aika vähenee ja työviihtyvyys paranee, jolloin Huushollaajan avulla toteutettu järjestelyprojekti maksaa itsensä takaisin lisääntyneenä tuottavuutena ja rauhallisempana työympäristönä.
Mikäli haluat tehostaa yrityksesi toimintaa, vähentää hukkaa ja parantaa työhyvinvointia, ole yhteydessä ammattijärjestäjä Huushollaajaan. Viedään yhdessä yritystoimintanne uudelle tasolle!
