Tuntuuko töissä joskus siltä, että suurin osa ajasta kuluu oikean työkalun etsimiseen, tavaroiden siirtelyyn tai epämääräisten pinojen väistelyyn? Et ole yksin. Usein ajatellaan, että tuotannon hidasteena on vanhat koneet tai epäkäytännölliset toimitilat, mutta todellisuudessa suuri ”pullonkaula” on työn sujuvuutta jarruttava epäjärjestys. Syynä on usein se, ettei tavaroilla ole selkeitä paikkoja tai yhteiset pelisäännöt puuttuvat.
Vaikka suursiivous tuntuu hetken hyvältä, se on vain laastari. Jos haluatte todellista, pysyvää muutosta, ratkaisu on Lean-filosofiaan kuuluva 5S-menetelmä. Se on käytännönläheinen tapa karsia turha sählääminen eli ”hukka” ja varmistaa, että jokainen työntekijä voi keskittyä siihen, mitä osaa parhaiten.
Viisi askelta sujuvampaan työarkeen
5S ei ole monimutkaista teoriaa, vaan viisi selkeää vaihetta, joilla työympäristö laitetaan huippuiskuun. 5S on Lean-johtamisfilosofian työkalu, jonka tarkoitus erilaisten hukkien tunnistaminen ja poistaminen prosesseista. Tyypillisesti Lean-ajattelun soveltaminen yrityksissä aloitetaan 5S-työkalulla, sillä se on selkeä ja sillä saadaan nopeasti näkyviä tuloksia. Keskeistä 5S-menetelmässä on, että toimitiloista poistetaan kaikki ylimääräinen, joka estävää tai hidastavaa työn virtaamista. Kun toimitilat on järjestetty ja järkevöitetty 5S:n mukaisesti, se tehostaa työntekoa ja parantaa työn virtausta. Jatkuvana toimintamallina 5S helpottaa pitämään työympäristön järjestyksessä, siistinä ja kunnossa.
Karsiminen (sort – seiri)
Luovutaan tarpeettomista tavaroista ja lajitellaan tarpeelliset tavarat esimerkiksi käyttötarkoituksen tai käyttöpaikan mukaan. Kun tarpeettomat, rikkoontuneet ja varmuuden vuoksi säilytetyt tavarat poistetaan, tilaa vapautuu työskentelylle.
Järjestely (set in order – seiton)
Luodaan jokaiselle jäljelle jääneelle esineelle oma, looginen paikkansa. Käytetään merkintöjä, värikoodeja ja selkeitä säilytysratkaisuja. Ideana on, että työntekijät huomaavat heti, jos jokin työkalu puuttuu tai on väärässä paikassa.
Huolenpito (shine – seiso)
Puhdas työpiste ja huolletut koneet eivät ole vain visuaalinen juttu, vaan ne ehkäisevät vikoja ja parantavat työturvallisuutta. Jotta puhtaus sekä järjestys pysyy yllä, tulee työympäristön, koneiden, laitteiden sekä työkalujen siisteydelle ja puhtaudelle asettaa selkeät tavoitteet ja vastuuhenkilöt. Siivous edellyttää myös asianmukaisia välineitä sekä selkeitä ohjeita.
Yhteiset pelisäännöt (standardize – seiketsu)
Tehdään hyvästä järjestyksestä uusi normaali. Luodaan yhdessä visuaaliset ohjeet ja vastuualueet, jotta jokainen tietää, miten järjestystä ylläpidetään. Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi listaukset työpisteille kuuluvista työkaluista, siivouksesta ja tavaroiden säilytyspaikoista. Ohjeiden lisäksi voidaan hyödyntää värikoodeja, kylttejä sekä infotauluja. Pelisääntöihin kuuluu oleellisena osana myös 5S-ohjelman johtamisesta, seurannasta ja arvioinnista sopiminen.
Seuranta (sustain – shitsuke)
Tämä on se vaihe, joka tekee muutoksesta pysyvän. Kun 5S-mallista tulee osa yrityskulttuuria ja sen toteutumista seurataan säännöllisesti, kaaos ei pääse enää hiipimään takaisin.
Miksi kannattaa kääriä hihat?
Kun 5S viedään maaliin, hyödyt näkyvät nopeasti. Tuottavuus kasvaa, turvallisuusriskit vähenevät ja mikä tärkeintä, työnteko on huomattavasti mielekkäämpää ja vähemmän stressaavaa. Lisäksi yrityksenne säästää selvää rahaa, kun kalliita neliöitä ei täytetä tarpeettomilla tavaroilla ja tavaroita ei enää osteta turhaan vain siksi, ettei niitä löydetty.
Testaa yrityksesi nykytila – Onko työympäristönne 5S-kunnossa?
Voit aloittaa muutoksen jo tänään. Ota muistiinpanovälineet käteen, kierrä toimitiloissa ja pohdi rehellisesti seuraavia kysymyksiä:
5S-menetelmä kesyttää työympäristön epäjärjestyksen
- Näkyykö työpisteillä työkaluja tai materiaaleja, joita ei ole tarvittu viikkoihin (tai kuukausiin)?
- Ovatko kulkuväylät vapaat, vai pitääkö trukkien tai ihmisten väistellä ”tilapäisiä” säilytysratkaisuja?
- Onko hyllyihin unohtunut tavaraa, joka odottaa vain poiskuljetusta tai korjausta?
- Löytyvätkö eniten käytetyt työkalut ”käden ulottuvilta” ilman kurkottelua tai kaivelua?
- Onko jokaisella esineellä niin selkeä paikka, että uusi työntekijä osaisi palauttaa sen oikealle hyllylle ilman opastusta?
- Onko lattioissa ja hyllyissä selkeät merkinnät siitä, mitä missäkin kuuluu säilyttää?
- Ovatko työtasot ja koneet vapaita pölystä, liasta ja ylimääräisestä romusta?
- Löytyvätkö siivousvälineet helposti ja ovatko ne siinä kunnossa, että niitä tekee mieli käyttää?
- Ovatko ohjeet ja varoitusmerkit puhtaat ja luettavissa, vai ovatko ne peittyneet lian alle?
Ammattijärjestäjä Huushollaaja käytännön apuna kohti selkeyttä
5S-menetelmän käyttöönotto yrityksessä ei vaadi raskasta ja teoreettista konsultointiprosessia, vaan ennen kaikkea konkreettista tarttumista toimeen. Ammattijärjestäjä Huushollaaja toimii tässä korvaamattomana apukätenä ja objektiivisena ulkopuolisena silmäparina. En vain kerro, mitä teidän pitäisi tehdä, vaan tulen paikan päälle käärimään hihat kanssanne. Autan perkaamaan tilat turhasta tavarasta, luomaan loogiset ja ergonomiset paikat työkaluille ja toimistotarvikkeille sekä rakentamaan selkeät, ylläpidettävät järjestelmät, jotka oikeasti toimivat arjen kiireessä. Kun jokaisella tavaralla on oma merkitty paikkansa ja turha sälä on karsittu pois, etsimiseen käytetty hukka-aika vähenee ja työviihtyvyys paranee. Huushollaajan avulla toteutettu järjestelyprojekti maksaa itsensä takaisin lisääntyneenä tuottavuutena ja rauhallisempana työympäristönä.
Mikäli haluat tehostaa yrityksesi toimintaa, vähentää hukkaa ja parantaa työhyvinvointia, ole yhteydessä ammattijärjestäjä Huushollaajaan. Viedään yhdessä yritystoimintanne uudelle tasolle!
